Letter 格式、Formal Letter 格式、Informal Letter 格式、英文書信格式範例全解析

「Dear Principal… 定係 Dear Mr. Chan？」 「Yours sincerely 定係 Yours faithfully？我成日搞錯！」 「點解我個 Letter 格式啱晒，但 Organization 分數咁低？」

如果你曾經在英文DSE 卷二的書信題目前猶豫不決，不知道如何正確運用Letter 格式，你絕對不是一個人。書信是DSE English Writing中格式要求最嚴格的文體，一個小小的格式錯誤——稱呼和結尾敬語配對錯誤、地址排列不當、語氣不符——就可能讓你在Organization部分失分，甚至影響整體成績。

但好消息是：Letter 格式中的Formal Letter 格式和Informal Letter 格式都有固定規範，只要掌握正確的英文書信格式，你就能在這類題目中穩穩取分，甚至成為你的得分保證！本文將為你完整拆解正式書信 (formal letter) 和非正式書信 (informal letter) 的所有格式要求，配合實用的英文書信格式範例，讓你一次學會所有Letter 格式技巧，在英文DSE 卷二中不再失分。

準備好了嗎？讓我們一起克服書信寫作！

英文書信格式

書信是DSE English Writing中格式要求最嚴格的文體之一。英文DSE 卷二的書信題目不外乎兩種：Formal Letter（正式書信）和 Informal Letter（非正式書信）。掌握正確的英文書信格式是避免失分的關鍵，因為格式錯誤會直接影響Organization部分的評分。

Formal Letter 正式書信格式

Formal letter 格式有嚴格的規範，必須包含特定元素並遵循固定排列。以下是標準的formal letter英文格式

Your Address (寄件人地址)

[不要寫名字，只寫地址]

Flat 3B, Block 5

Sunshine Estate

Tsuen Wan, N.T.

 

Date (日期)

15 October 2025

 

Recipient’s Name and Address (收件人姓名及地址)

Mr. John Chan

Principal

St. Mary’s Secondary School

123 King’s Road

Hong Kong

 

Salutation (稱呼)

Dear Mr. Chan, / Dear Sir/Madam,

 

Opening Paragraph (開場段)

[State your purpose clearly]

 

Body Paragraphs (主體段落)

[Provide details, reasons, or requests]

 

Closing Paragraph (結尾段)

[Courtesy closing and call to action]

 

Complimentary Close (結尾敬語)

Yours sincerely, (if you know the recipient’s name)

Yours faithfully, (if you address to Sir/Madam)

 

Signature (簽名)

[Your handwritten signature]

 

Printed Name (印刷體姓名)

Wong Tai Ming

正式書信 Formal Letter 格式關鍵要點：

 

1. 地址和日期的書信格式

• 寄件人地址寫在右上角或左上角
• 日期緊接在地址下方
• 收件人地址寫在日期下方，靠左對齊
• 所有地址元素都不加標點符號

 

2. 稱呼（Salutation）

• 知道對方全名：Dear Mr./Ms./Dr. + [Surname]
  • 例：Dear Mr. Lau, / Dear Miss Chan, / Dear Dr. Wong,
• 不知道對方名字：Dear Sir/Madam, 或 Dear Sir or Madam,
• 注意：稱呼後必須加逗號

 

3. 結尾敬語（Complimentary Close）的書信格式配對規則

這是最多考生犯錯的地方！必須記住：

• Dear Mr./Ms./Dr. [Name] 配對 Yours sincerely,
• Dear Sir/Madam 配對 Yours faithfully,

 

記憶法：

• Sincerely = Since（認識）→ 認識對方名字用 sincerely
• Faithfully = Faith（信任，非親非故）→ 不認識對方用 faithfully

 

4. Formal letter 格式英文的語言要求

• ❌ 不可使用縮寫（don’t → do not / can’t → cannot / I’m → I am）
• ❌ 不可使用口語化表達（stuff, kids, a lot of, pretty good）
• ✅ 必須使用正式、禮貌的用語
• ✅ 多用被動語態和客觀句式

 

常用 Formal Letter 開場句式：

• “I am writing to express my concern regarding…”
• “I am writing to apply for the position of…”
• “I am writing in response to your advertisement…”
• “I am writing on behalf of… to request…”
• “I wish to draw your attention to…”

 

常用 Formal Letter 結尾句式：

• “I would be grateful if you could…”
• “I would appreciate it if you would consider…”
• “I look forward to hearing from you soon.”
• “Thank you for your attention to this matter.”
• “I hope you will give this matter your urgent attention.”

 

Formal Letter英文書信格式範例

範例一：Formal Letter to the Editor（正式書信）

這是英文書信格式中最常見的類型，展示標準formal letter 格式英文：

Flat 12C, Marina Tower

88 Victoria Road

Causeway Bay, Hong Kong

 

15 October 2025

 

The Editor

South China Morning Post

19/F, Tower 2, Times Square

1 Matheson Street

Causeway Bay, Hong Kong

Dear Editor,

I am writing to express my deep concern regarding the increasing amount of food waste in Hong Kong. As a responsible citizen, I believe it is imperative that we address this pressing environmental issue.

Firstly, according to recent statistics, Hong Kong disposes of over 3,500 tonnes of food waste daily, which accounts for approximately 30% of total solid waste. This alarming figure not only reflects our wasteful consumption patterns but also poses significant environmental challenges. The decomposition of organic waste in landfills produces methane, a greenhouse gas that contributes substantially to climate change.

Furthermore, food waste represents a tremendous squandering of resources. The production, transportation, and storage of food that ultimately ends up in landfills consume vast amounts of water, energy, and land. In a world where millions suffer from hunger, such waste is morally indefensible.

I strongly urge the government to implement comprehensive measures to combat this problem. These should include public education campaigns, mandatory food waste separation schemes, and incentives for restaurants to donate surplus food to charity organizations.

I hope your newspaper will continue to raise public awareness of this critical issue.

Yours faithfully,

[Signature]

 

Chan Tai Man

為何這是優秀的 Formal Letter 格式？

 ✅ 地址和日期排列正確

 ✅ 收件人資料完整 

 ✅ 使用 Dear Editor（不知具體名字）配對 Yours faithfully 

 ✅ 開場明確表達目的 

 ✅ 主體段落有清晰論點和數據支持

 ✅ 結尾有行動呼籲

 ✅ 語氣正式，沒有縮寫

 ✅ 有簽名和（印刷體姓名）

Informal Letter 非正式書信格式

英文書信格式的非正式版本相對靈活，但仍有基本規範。

Your Address (可省略或簡化)

Date (日期)

20 October 2025

 

Salutation (稱呼)

Dear Mary, / Dear John, / Hi Sarah,

 

Opening Paragraph (開場段)

[Warm greeting and state purpose]

 

Body Paragraphs (主體段落)

[Share information, advice, or experiences]

 

Closing Paragraph (結尾段)

[Warm closing and future contact]

 

Complimentary Close (結尾敬語)

Best wishes, / Love, / Take care, / Warm regards,

 

Signature (簽名)

[Your name]

非正式書信 Letter 格式特點：

 

1. 稱呼的靈活性

• 可以直呼其名：Dear Peter, / Hi Jenny, / Hello David,
• 語氣親切、輕鬆

 

2. 語言風格

• ✅ 可以使用縮寫（I’m, you’re, don’t, can’t）
• ✅ 可以使用口語化表達
• ✅ 可以分享個人感受和經歷
• ✅ 語氣輕鬆、友善、親近

 

3. 結尾敬語的多樣性

• Best wishes, / Best regards,（較中性）
• Love, / Lots of love,（親密關係）
• Take care, / All the best,（友善）
• Warm regards, / Warmly,（溫暖）
• See you soon, / Talk soon,（期待見面）

 

 Letter of Advice 書信格式

Letter of Advice（建議信）是英文DSE 卷二最常見的 Informal Letter 類型。這種書信格式有特定的內容結構：

Opening

– 回應對方的問題或困擾

– 表達同理心

 

Body

– 提供2-3個具體建議

– 每個建議配以理由和例子

– 使用友善、鼓勵的語氣

 

Closing

– 表達信心和支持

– 鼓勵對方採取行動

– 表示願意提供進一步幫助

Letter of Advice 常用句式：

• “I can totally understand how you feel…”
• “I’ve been in a similar situation before…”
• “Here are some suggestions that might help…”
• “Why don’t you try…?”
• “Have you considered…?”
• “It might be a good idea to…”
• “I’m confident that you can…”
• “Don’t hesitate to reach out if you need more support.”

 

範例二：Informsl Letter of Advice（建議信）

20 October 2025

Dear Jenny,

I was so sorry to hear that you’ve been feeling stressed about your upcoming DSE exams. I completely understand how overwhelming it can feel – I went through the same thing last year! Don’t worry though, I have some suggestions that might help you feel more in control.

First of all, why don’t you try creating a realistic study timetable? I know it sounds obvious, but breaking down your revision into manageable chunks really helped me. Instead of saying “I’ll study English all day,” try setting specific goals like “I’ll complete two past papers from 2pm to 4pm.” This way, you can track your progress and feel a real sense of achievement.

Secondly, make sure you’re taking care of yourself physically. I can’t stress this enough! When I was preparing for DSE, I made the mistake of sacrificing sleep to study, and it actually made me less productive. Try to get at least 7-8 hours of sleep, eat nutritious meals, and take short breaks to stretch or go for a walk. Your brain will thank you for it!

 

Lastly, don’t hesitate to ask for help when you need it. Whether it’s your teachers, classmates, or family members, talking about your worries can really lighten the load. I remember how much better I felt after discussing my struggles with my study group – they had great tips and it reminded me I wasn’t alone.

I’m confident that you’ll do brilliantly, Jenny. You’re one of the most hardworking people I know, and that dedication will definitely pay off. If you ever need someone to talk to or want to study together, just give me a call!

Take care and good luck!

Love,

Sarah

書信 Letter 格式實戰技巧

✅ 正式信開頭明確目的

• 第一句就點明寫信原因，不要拐彎抹角
• 使用標準句式：”I am writing to…” 展現formal letter 格式英文的專業性

 

✅ 使用適當的禮貌語氣

• 正式信：”I would be grateful if you could…”
• 非正式信：”It would be great if you could…”

 

✅ 注意收件人和你的關係，調整語氣

• 上司/老師/官員 → 非常正式
• 報紙編輯 → 正式但可稍有個人觀點
• 朋友/家人 → 輕鬆親切

 

✅ 正式信避免過度主觀

• 少用：I think, I feel, I believe
• 多用：It is evident that, It appears that, Research suggests that

 

✅ 掌握段落功能

• 開場段：說明目的
• 主體段：提供細節、理由、建議（2-3段）
• 結尾段：禮貌收尾、行動呼籲

 

✅ 檢查清單（Check書信 格式必備元素）

• □ 地址格式正確
• □ 日期完整（不用數字簡寫）
• □ 稱呼和結尾敬語正確配對
• □ 正式信沒有縮寫
• □ 語氣符合收件人關係
• □ 有簽名和姓名
• □ 段落清晰分明

 

書信題目範例與 Letter 格式應用

題目1：Write a letter to the Principal suggesting improvements to school facilities

這題要求寫formal letter 格式英文：

運用標準書信 格式構思：

• 稱呼：Dear Mr./Ms. [Principal’s Name], 或 Dear Principal,
• 開場：I am writing to propose several improvements to our school facilities…
• 主體：3個建議（如改善圖書館、增設休息區、更新電腦設備），每個建議配理由和預期效果
• 結尾：I hope you will consider these suggestions… I look forward to seeing positive changes.
• 結尾敬語：Yours sincerely,

 

題目2：Write a letter of advice to your friend who is struggling with time management

這題要求寫非正式書信 格式：

運用 Letter of Advice 格式構思：

• 稱呼：Dear [Friend’s Name],
• 開場：表達同理心（I know how tough it can be to juggle everything…）
• 主體：2-3個時間管理建議
  • 建議1：Use a planner or app
  • 建議2：Prioritize tasks using urgent/important matrix
  • 建議3：Break large tasks into smaller steps
• 結尾：鼓勵和支持（I’m sure you’ll find a system that works for you!）
• 結尾敬語：Best wishes, / Take care,

掌握這套完整的書信 格式、formal letter 格式英文和英文 書信 格式 範例，你就能在英文DSE 卷二的書信題目中穩奪高分！記住：正確的格式是基本分，適當的語氣和充實的內容才是高分關鍵。無論是正式還是非正式書信格式，都要確保格式無誤、語氣得體、內容充實，這樣才能在DSE English Writing中取得理想成績。

 

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